Option requise : Facturation
Profils nécessaires : Brand manager, Sales manager

Le New Black vous permet de générer vos factures et avoirs grâce à une interface utilisateur intuitive. Les factures et avoirs peuvent uniquement être créées et gérer par les brand managers. Vous pouvez choisir de générer vos factures en détaillant les articles ou en vous appuyant sur les commandes présentes sur Le New Black. Vous pouvez également créer des factures pro forma en tant que factures préliminaires, créer une ou plusieurs factures et les envoyer depuis le module, mais également gérer des avoirs si nécessaire. Si vous utilisez la facturation pour la première fois, vous pouvez en lire davantage sur les réglages de facturation.

Cliquez sur Invoices dans le menu déroulant Sales pour commencer !

• Créer une nouvelle facture
• Créer une nouvelle facture à partir d'une commande présente sur Le New Black
• Créer plusieurs factures pour une seule commande
• Gérer les statuts de facture

Créer une nouvelle facture

Pour créer une nouvelle facture, commencez par sélectionner un client afin d'appliquer la saisie automatique des conditions et informations le concernant, puis remplissez les descriptions et prix des articles à facturer.

1. Accédez à la page Invoices et cliquez sur Create invoice

2. Sélectionnez un client

3. Renseignez les détails de la facture en cliquant sur Edit company, Edit details...

4. Ajoutez à votre facture une description, des prix aux articles ainsi que des frais d'expédition et de dépôt, puis cliquez sur Save 

Après vérification des détails de la facture, vous pouvez ajouter une description et le prix des articles dans les lignes vides, ajoutez les frais d'expédition et de dépôt dans les colonnes qui suivent. 

Créer une nouvelle facture à partir d'une commande

Créer une facture depuis une commande permet de remplir automatiquement votre facture avec les quantités et prix des produits commandés. Ces information seront éditables par la suite si nécessaire. 

Pour commencer, les commandes que vous souhaitez facturer doivent être au statut Invoicing. Vous pourrez alors créer une facture à partir de la commande, modifier les détails et informations du client, et ajouter des lignes vides si nécessaire. 

1. Passez du statut Confirmed au statut Invoicing 
Le bouton +NOUVELLE FACTURE apparaitra automatiquement. Cliquez simplement dessus pour commencer. 

2. Confirmez les produits, quantités et montants dans la facture et cliquez sur Save
La facture est créée et mise en statut pro forma.

3. Envoyez la facture
Déplacez la facture du statut Pro forma à Open et cliquez sur le bouton Send by e-mail dans le menu en dessous des trois points. 

Créer plusieurs factures pour une seule commande

Selon votre planning, vous pouvez émettre plusieurs facture pour une commande. Pour commencer, sélectionnez les produits que vous souhaitez facturer dans la première facture. Les produits non-sélectionnés le seront dans la prochaine facture. 

1. Sélectionnez ou retirez des produits de la facture en cochant la flèche bleu 

2. Cliquez sur +NOUVELLE FACTURE 
Les produits restants sont maintenant facturés.

3. Save votre facture

Après la confirmation du détail, cliquez sur Save et vous pourrez retrouver votre facture sur la page Invoice du menu Sales.

Gérer les statuts de facture 

Il existe 3 status de facture : Pro forma, Open et Paid. Le statut Pro forma est le statut par défaut. Les paragraphes suivants vous expliqueront ce qu'il faut faire et ne pas faire pour chaque statuts.

1. Pro forma

Par défaut, la facture est mise au statut pro forma. Vous pouvez y modifier les informations, l'imprimer, et l'envoyer par mail. Pour en faire une facture définitive, déplacez la vers le statut Open. Lisez-en davantage sur comment créer une facture pro forma.

2. Open

La facture est validée et vous ne pouvez plus en modifier les informations. 
Vous pouvez : 

• Prévisualiser, imprimer et télécharger la facture au format PDF en cliquant sur l'icône de l'imprimante.
• Envoyer et supprimer la facture en cliquant sur les trois points.
• Créer un avoir dans le cas où certains articles ne sont finalement pas produits.  

3. Paid

Après avoir reçu le paiement, déplacez la facture du statut Open à Paid. Vous pouvez en renseigner le montant dans la colonne Paid amount. Si vous recevez un paiement en trop, vous pouvez créer un avoir. L'onglet Paid invoices sur la page Invoice vous permet de revoir l'ensemble des factures payées, ou cliquez simplement sur le bouton View pour vérifier le détail de chacune des factures. 

Une fois qu'une facture est créée, vous pouvez la retrouver sur la page Invoices du menu Sales. Vous pouvez consulter le résumé des colonnes quantité, montant, date d'échéance et les jours dépassés. Faite forte impression sur vos clients en leur envoyant la facture directement par mail. Les clients pourront toujours trouver leurs factures directement dans leurs propres back-office. 

Votre facture est prête ! Vous pouvez l'imprimer, la sauvegarder au format PDF et compléter votre processus de prise de commande.